Author: jurist40
Last saved by: Lugovoy

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ОКТЯБРЬСКОГО ОКРУГА ГОРОДА КАЛУГИ

РЕШЕНИЕ

31 января 2020 года                                                                               № 90/1-2020 

О номенклатуре дел территориальной избирательной
комиссии Октябрьского округа города Калуги на 2020 год
и экспертной комиссии по вопросам архивного дела

Территориальная избирательная комиссия Октябрьского округа города Калуги РЕШИЛА:

1. Утвердить номенклатуру дел территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги на 2020 год (приложение № 1) и возложить контроль за организацией делопроизводства согласно утвержденной номенклатуры дел на секретаря территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги Р.Б. Ершову.
2. Утвердить Положение об экспертной комиссии по вопросам архивного дела территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги (далее – Положение) (приложение № 2).
3. Утвердить состав экспертной комиссии по вопросам архивного дела территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги (приложение № 3).
4. Опубликовать настоящее решение на портале органов власти Калужской области.

Председатель комиссии | В.В. Луговой
Секретарь комиссии | Р.Б. Ершова

Приложение № 1

СОГЛАСОВАНО
Экспертно-проверочной комиссией
Управления по делам архивов Калужской области
(протокол № 1 от 29.01.2020 г.)

УТВЕРЖДЕНО
Решением ТИК Октябрьского округа города Калуги
№ 90/1-2020 от «31» января 2020 г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
территориальной избирательной комиссии
Октябрьского округа города Калуги
на 2020 год

Индекс
дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения дела и № статей по 
перечню

Примечание

1 | 2 | 3 | 4 | 5
01. Организационно-распорядительная документация

01-01

Федеральные законы, законы Калужской области о выборах и референдумах. Копии

ДМН 
ст.1 б

01-02

Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации. Копии

ДМН 
ст.1 б

01-03

Распоряжения (постановления) Губернатора Калужской области. Постановления Законодательного Собрания Калужской области. Постановления, распоряжения Правительства Калужской области. Копии

ДМН 
ст.1 б

01-04

Постановления и иные нормативные акты Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательной комиссии Калужской области. Распоряжения председателя избирательной комиссии Калужской области. Копии

ДМН 
ст.1 б

01-05

Решения и иные правовые акты органов местного самоуправления, поступившие в территориальную избирательную комиссию. Копии.

ДМН 
ст.1 б

01-06

Протоколы заседаний, решения территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги(далее –ТИК) и документы к ним

Постоянно 
ст.18 а

01-07

Распоряжения председателя ТИК по основной деятельности

Постоянно 
ст.19 а

01-08

Регламент ТИК

Постоянно
ст. 54 а

01-09

Переписка комиссии с юридическими лицами, организациями различных форм собственности

5 л. ЭПК 
ст. 32

01-10

Переписка комиссии с физическими лицами

5 л. ЭПК 
ст. 33, 34

01-12 | | | | Резервный номер
01-13 | | | | Резервный номер

02. Документы по вопросам внедрения и использования 
Государственной автоматизированной системы РФ «Выборы»

02-01

Документы, распоряжения, инструкции по вопросам организации Государственной системы регистрации (учета) избирателей и по обеспечению безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы»

ДМН 
ст.1б

02-02

Акты приема-передачи программно-технических средств и оборудования ГАС «Выборы»

5 л.
ст. 362

02-03

Журнал регистрации носителей информации ГАС «Выборы», содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию

ДМН
ст.261 б

02-04

Книга учета документов ГАС «Выборы», имеющих конфиденциальный характер

3г.
ст.261а

После снятия грифа ограничения

02-05

Журнал учета жестких дисков с конфиденциальной информацией, машиночитаемых носителей с сертификатами и резервными копиями баз данных

ДМН
ст.260ж

02-06

Документы (постановления, распоряжения, методические инструкции) по использованию средств видеонаблюдения  (веб-камер), технических средств подсчета голосов – комплексов обработки избирательных бюллетеней (КОИБ) и КЭГ

3г.
ст.27 б,
28б

После замены новыми

02-07 | | | | Резервный номер
02-08 | | | | Резервный номер
03. Бухгалтерский учет и отчетность

03-01

Документы (инвентаризационные описи, акты, ведомости) об инвентаризации имущества. Копии

5л.
 ст. 427

При условии проведения проверки

03-02 | | | | Резервный номер
03-03 | | | | Резервный номер
04. Документы по вопросам кадровой работы и формирования участковых избирательных комиссий, ведения резерва составов участковых избирательных комиссий

04-01

Журнал выдачи служебных удостоверений членам ТИК с правом решающего голоса

3 г.
ст. 780

После окончания сроков полномочий комиссий

04-02

Журнал выдачи удостоверений членам участковой избирательной комиссии

3 г.
ст. 780

04-03 | Документы по формированию УИК и резерва составов УИК (заявления, решения, протоколы собраний избирателей) | | В течение года по истечении полномочий участковой избирательной комиссии |
04-04 | | | | Резервный номер
04-05 | | | | Резервный номер
05. Документы по реализации Плана мероприятий по правовому просвещению  избирателей и повышению профессиональной подготовки организаторов выборов и референдумов

05-01

Документы по реализации программ и планов  по повышению профессиональной подготовки организаторов выборов и референдумов и правовому обучению избирателей (программы, планы, отчеты, доклады справки). Документы, связанные с обучением членов участковых избирательных комиссий (далее УИК), резерва УИК

5 л.
ст. 719 б, 720

05-02 | | | | Резервный номер
05-03 | | | | Резервный номер
06. Документационное обеспечение ТИК

06-01

Инструкция по делопроизводству в ТИК

Постоянно
ст. 27 а

06-02

Номенклатура дел ТИК

Постоянно
ст. 200 а

06-03

Журнал регистрации решений ТИК

Постоянно
ст. 258 а

06-04

Журнал регистрации распоряжений председателя ТИК

Постоянно
ст. 258 а

06-05

Журнал регистрации документов, поступающих в ТИК

5 л.
ст. 258 г

06-06

Журнал регистрации документов, отправляемых из ТИК

5 л. 
ст. 258 г

06-07

Журнал регистрации телефонограмм

3 г. 
ст. 258 ж

06-08

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению

Постоянно
ст. 246

06-09

Журнал оттисков печатей и штампов ТИК, УИК и учета их выдачи

Постоянно
ст. 775

06-10 | Протоколы заседаний экспертной комиссии ТИК | | Постоянно ст. 18 б |
06-11 | | | | Резервный номер
06-12 | | | | Резервный номер

07. Документы по подготовке и проведению выборов депутатов 
Городской Думы города Калуги

07-01

Копии протоколов заседаний участковых избирательных комиссий, решения УИК и документы к ним

Постоянно
п.1.4

То же

07-02

Документы, касающиеся назначения членов участковых избирательных комиссий с правом совещательного голоса, заявления кандидатов о назначении членов участковых избирательных комиссий с правом совещательного голоса; письменные заявления граждан о согласии быть членами участковых избирательных комиссий с правом совещательного голоса,заявления кандидатов о прекращении полномочий членов участковых избирательных комиссий с правом совещательного голоса, передаче полномочий другому лицу

Постоянно
п.1.7

07-03

Акты о получении территориальной комиссией избирательных бюллетеней, акты об уничтожении лишних избирательных бюллетеней, акты передачи бюллетеней участковым комиссиям, акты о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней в территориальной избирательной комиссии

Не менее
5 лет
со дня официального опубликования результатов выборов
п. 1.2

То же

07-04

Вторые экземпляры протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования по единому округу, приобщенные к ним вторые экземпляры сводных таблиц, включающие полные данные протоколов УИК об итогах голосования, заверенные копии особых мнений, копии жалоб (заявлений) и заверенные копии принятых по ним решений

Не менее 
5лет
 со дня официального опубликования результатов выборов
п.1.5

Постановление
ИККО
№ 586/100-Vот 06.03.2014
(в ред. от 16.05.2019 № 419/55-VI)

07-05

Опечатанные избирательные бюллетени

Не менее
1 года
со дня официального опубликования результатов выборов
п.1.6, 1.8

Постановление
ИККО
№ 586/100-Vот 06.03.2014
(в ред. от 16.05.2019 № 419/55-VI)

07-06

Списки избирателей вместе с документами уполномоченных органов, реестрами заявлений о голосовании вне помещения, письменными заявлениями граждан о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, письменные заявления избирателей, проголосовавших досрочно, список досрочно проголосовавших избирателей

Не менее
1года
со дня официального опубликования результатов выборов
п.1.8

То же

07-07

Второй экземпляр протокола N 1 участковой избирательной комиссии об итогах голосования и приобщенные к нему заверенные копии особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, заверенные копии жалоб (заявлений) на нарушения, поступивших в участковую избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, и заверенные копии принятых по ним решений.

Не менее
1года
со дня официального опубликования результатов выборов
п.1.8

То же

07-08 | | | | Резервный номер
07-09 | | | | Резервный номер

08. Документы по подготовке и проведению выборов
Губернатора Калужской области

08-01

Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии и приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов территориальных избирательных комиссий с правом решающего голоса

Не менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих основных выборов
 п.5

Постановление
ИККО от 13.04.2015
№ 726/122-V (в ред. от 16.05.2019 №418/55-VI)

08-02

Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса

Не менее
одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих основных выборов
п.5

То же

08-03

Опечатанные избирательные бюллетени

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.8

То же

08-04

Заявления избирателей о включении в список избирателей по месту нахождения

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.6

То же

08-05

Списки избирателей вместе с документами уполномоченных органов, реестрами заявлений о голосовании вне помещения, письменными заявлениями граждан о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.6,8

Постановление
ИККО от 13.04.2015
№ 726/122-V (в ред. от 16.05.2019 № 418/55-VI)

08-06

Неиспользованные  специальные знаки (марки) для защиты от подделки заявлений избирателей о включении в список избирателей по месту нахождения, листы от использованных специальных знаков (марок) для заявлений избирателей

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.6

То же

08-07

Сведения об избирателях, содержащиеся в территориальном фрагменте Регистра избирателей

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.6

То же

08-08

Акты, приложенные к протоколам ТИК, УИК  о получении избирательных бюллетеней, их передаче, о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранящихся в комиссиях

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.6,8

То же

08-09

Акты и реестры, не приложенные к протоколам УИК об итогах голосования

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.6,8

То же

08-10

Список присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.6,8

Постановление
ИККО от 13.04.2015
№ 726/122-V (в ред. от 16.05.2019 № 418/55-VI)

08-11

Документы, касающиеся назначения членов избирательных комиссий с правом совещательного голоса, наблюдателей

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.6,8

То же

08-12

Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и документы к ним

Постоянно
п.7

То же

08-13 | | | | Резервный номер
08-14 | | | | Резервный номер

09. Документы по подготовке и проведению выборов депутатов 
Законодательного Собрания Калужской области

09-01

Вторые экземпляры протоколов №1 и №2 территориальной избирательной комиссии об итогах голосования и приобщенные к ним вторые экземпляры сводных таблиц с приобщенными к ним заверенными копиями документов

Не менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих основных выборов
п.7

Постановление
ИККО от 13.04.2015№727/122-V
(в ред. от16.05.2019 №417/55-VI)

09-02

Вторые экземпляры протоколов №1 и №2 участковых избирательных комиссий об итогах голосования и приобщенными к ним заверенными копиями документов

Не менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих основных выборов
п.7

То же

09-03

Опечатанные избирательные бюллетени

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.8

Постановление
ИККО от 13.04.2015 № 727/122-V
(в ред. от 16.05.2019 № 417/55-VI)

09-04

Акты передачи избирательных бюллетеней, акты погашения неиспользованных избирательных бюллетеней в территориальной избирательной комиссии

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.8

То же

09-05

Акты о передаче списка избирателей

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.8

То же

09-06

Неиспользованные специальные знаки (марки) для защиты от подделки заявлений избирателей о включении в список избирателей по месту нахождения

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.8

То же

09-07

Листы от использованных специальных знаков (марок) для заявлений избирателей

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.8

Постановление
ИККО от 13.04.2015 № 727/122-V
(в ред. от 16.05.2019 № 417/55-VI)

09-08

Заявления избирателей о включении в список избирателей по месту нахождения

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.8

То же

09-10

Сведения об избирателях, содержащиеся в территориальном фрагменте регистра избирателей

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.8

То же

09-11

Списки присутствующих при установлении итогов голосования и составлении протоколов об итогах голосования

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.10

То же

09-12

Документы, касающиеся назначения членов избирательных комиссий с правом совещательного голоса, наблюдателей

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.10

То же

09-13

Списки избирателей вместе с документами уполномоченных органов, реестрами заявлений о голосовании вне помещения, письменными заявлениями граждан о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.10

Постановление
ИККО от 13.04.2015 № 727/122-V
(в ред. от 16.05.2019 № 417/55-VI)

09-14

Составленные участковой комиссией акты и реестры, приложенные к первым и вторым экземплярам протоколов №1 и №2

Не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов
п.10

То же

09-15 | | | | Резервный номер
09-16 | | | | Резервный номер

Секретарь ТИК | | | | Р.Б. Ершова
Наименование должности | | Подпись | | Расшифровка подписи

«___» ______________ 2020 г.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2020 году
в территориальной избирательной комиссии Октябрьского района
Калужской области

По срокам хранения | Всего | В том числе:
| | переходящих | с отметкой «ЭПК»
1 | 2 | 3 | 4
Постоянного | | |
Временного (свыше 10 лет) | | |
Временного (до 10 лет включительно) | | |
ИТОГО: | | |

Наименование должности | | Подпись | | Расшифровка подписи
Дата | | | |

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности | | Подпись | | Расшифровка подписи
Дата | | | |

Приложение № 2

УТВЕРЖДЕНО
Решением ТИК Октябрьского округа города Калуги
№ 90/1-2020 от «31» января 2020 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии по вопросам архивного дела территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги

1. Общие положения
1.1. Экспертная комиссия по вопросам архивного дела территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги (далее - Экспертная комиссия) организует и проводит методическую и практическую работу по экспертизе ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая документы на машиночитаемых носителях, образующихся в процессе деятельности территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги.
1.2. Экспертная комиссия является постоянно действующим совещательным органом территориальной избирательной комиссии.
1.3. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждается решением территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги.
1.4. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 апреля 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», другими федеральными законами, соответствующим законодательством Калужской области, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558), постановлениями Центральной избирательной комиссии, постановлениями Избирательной комиссии Калужской области, распоряжениями ее председателя, иными соответствующим документами, настоящим Положением.

2. Основные задачи экспертной комиссии
Экспертная комиссия решает следующие основные задачи:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение документов постоянного срока хранения территориальной избирательной комиссии.

3. Основные функции экспертной комиссии
В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия выполняет следующие функции:
3.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности территориальной избирательной комиссии.
3.2. В установленном порядке рассматривает предложения и выносит решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558), Порядками хранения и передачи в архивы документов по федеральным, областным выборам и выборам в органы местного самоуправления, утвержденными ЦИК России и Избирательной комиссией Калужской области.
3.3. Оказывает методическую помощь членам территориальной избирательной комиссии по инициативному документированию с целью накопления документов по истории территориальной избирательной комиссии и развитию избирательной системы Калужской области.
3.4. Организует и проводит, совместно с территориальной избирательной комиссией, работу по экспертизе ценности документов, их отбору для дальнейшего хранения, а также уничтожения в установленные законом сроки.
3.5. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.5.1. На утверждение Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Калужской области (далее ЭПК), а затем на утверждение председателя территориальной избирательной комиссии:
- описи дел постоянного хранения;
-акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документами со сроком хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПК в номенклатуре дел;
-акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.5.2. Представляет на согласование ЭПК номенклатуру дел территориальной избирательной комиссии.
3.5.3. Представляет на утверждение председателя территориальной избирательной комиссии акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п.3.5.1.).
3.6. Совместно с архивными органами проводит для членов территориальной избирательной комиссии консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их профессиональной и деловой квалификации.

4. Права экспертной комиссии
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В целях реализации своей компетенции давать рекомендации работникам территориальной избирательной комиссии по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от членов территориальной комиссии:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях членов комиссии, отвечающих за ведение делопроизводства, о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
4.4. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.5. Информировать председателя территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги по вопросам, относящимся к ее компетенции.

5. Организация работы экспертной комиссии
5.1.Экспертная комиссия работает во взаимодействии с архивным органом, получает от него соответствующие организационные и методические рекомендации, предложения.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, проводимых по мере необходимости.
5.3. Заседания экспертной комиссии считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины ее членов. Решение принимается простым большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. В случае равенства голосов решающим для принятия решения является голосов председателя экспертной комиссии.
5.4. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений возлагается на ее председателя.

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕНО
Решением ТИК Октябрьского округа города Калуги
№ 90/1-2020 от «31» января 2020 г.

СОСТАВ
экспертной комиссии по вопросам архивного дела территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги

Председатель экспертной комиссии – В.В. Луговой, председатель территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги.
Секретарь экспертной комиссии – Р.Б. Ершова, секретарь территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги.
Члены экспертной комиссии:
- Кривошеин И.А., член территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги;
- Соломонов Ю.В., член территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги;
- Терехова Е.А., член территориальной избирательной комиссии Октябрьского округа города Калуги.